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如何制定合法有效的规章制度?

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作者:陈宇来源:指尖HR网址:https://www.yghrs.com/

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  规章制度作为用人单位的内部“法律”,是用人单位行使管理权重要依据。然而,许多用人单位在劳动规章制度的制定、公示和管理中却存在以下常见的问题, 公司规章制度不合法的表现你中了吗?


  根据最高人民法院的司法解释,合法有效的规章制度可以作为人民法院审理劳动争议案件的依据。如果规章制度合法有效,用人单位在适用规章制度时又能够依据合法有效的程序来处理问题和纠纷,用人单位在发生争议时就有了胜诉的把握。


如何制定合法有效的规章制度


1、起草草案


  在正式制定前,要广泛的征集意见或者进行深入调研。起草草案时,要先列框架、标注重点、列明和其它制度的关联性,还要考虑新制定的制度与其它制度是否有冲突以及如何解决冲突,最后再完善内容,将语言严谨化、合法化、合理化。


2、民主讨论并完善


  许多企业制定规章制度都只是由企业的董事会或总经理甚至是某个部门制定后即实施。但法律规定企业的规章制度应经职工(代表)大会通过,否则不发生法律效力。


  需要注意的是:要将会议组织的通知、与会人员签到表、会议照片、修改建议或意见、会议记录等归档,留作证据资料备查。

 

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3、审批通过


  会议上投票通过了制度最终稿,才能进入审批流程,按照公司内容的审批流程,经过逐级签字、加盖公章后公布执行。


4、制度公示


  用人单位除了规章制度的内容要合法外,用人单位的规章制度还要符合法律规定的公布程序才能对职工产生法律效力。即制度经审批完成后,需要向员工公示,让员工知晓制度内容。


公示的方法有:


1、网络公示:如通过OA系统、公司内网、电子邮件、QQ等向员工公示。


2、公示栏公示:通过公司公示栏张贴向员工公示。


3、员工手册公示:修改员工手册,向员工发放公示。


4、制度下发:向每位员工发下制度。


5、劳动合同附件:将制度作为劳动合同附件。


6、培训公示:进行全员培训,留下培训记录、签到表等,建议最好有考试试卷作为证据。


7、制度传阅:打印一份或多份制度让员工传阅。


  需要注意的是:上述方法中,可以几种方法同时进行。最重要的是留下员工知道或应该知道的证据。各种表单制作没有规范的格式,你可以在其中体现员工姓名、部门、签字时间,并在里面增加几句话:我已经认真学习阅读完《XX管理制度》全部内容,并知晓制度的生效时间、具体要求、不执行或违反制度的处罚措施等。


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规章制度不合法的法律风险


1、不能作为审理劳动争议案件的依据


  根据《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》第十九条的规定,规章制度必须符合“民主程序制定”、“合法”,“公示”三个条件,才可作为人民法院审理劳动争议案件的依据。


  不合法的劳动规章制度,在仲裁或诉讼中不能作为审理劳动争议案件的依据。


2、要承担给劳动者造成损害的赔偿责任


  按照《劳动合同法》第八十条规定,规章制度违反法律、法规规定的,由劳动行政部门责令改正,给予警告;给劳动者造成损害的,应当承担赔偿责任。


3、劳动者可以随时解除劳动合同


根据《劳动合同法》第三十八条规定,用人单位的规章制度违反法律、法规的规定,损害劳动者权益的,劳动者可以解除劳动合同,用人单位还需要支付经济补偿金。


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规章制度不合理的法律风险


(1)严重不合理会造成不合法的法律风险


  规章制度的制定,如果严重不合理,会造成侵害劳动者的切身利益,和不合法的法律后果。因此,在制定规章制度时,应在遵守法律规定时,应在内容上制定合情合理的规范文件,保障制度的执行性。


(2)不能有效执行的法律风险


 由于其内容的不合理,往往执行的过程中,会激化劳动者与用人单位的矛盾,不利于规章制度的执行。


  规章制度是用人单位和劳动者平等协商的结果,对于单位和员工均具有约束力,因此除了法律规定之外,合法有效的用人单位规章制度,也是产生劳动争议时,解决争端的重要依据。


  但如果规章制度不合理合法,企业依照该规章制度处理员工,必然会出现违法解除的情形,往往要付出沉重的代价。

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  综述,规章制度不应只是法律规定和条文的简单罗列,更应是一套符合企业自身实际,切实可行的标准化手册,从而在法律允许的范围内实现更自主的用工管理。


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